バーチャルイベントに出展する際のポイント

採用イベントを選ぶ際、リアルイベントであれば、エリア・年齢層・新卒／中途・専門分野など「どのような層にアプローチしたいのか」が最も重要なポイントでしょう。

バーチャルイベントの場合、これと並び重要なのが、「どんな形式のイベントに出展すれば非対面であっても効率的に自社ニーズに合う人材を獲得できるのか」というポイントです。

バーチャル空間で開催される採用イベントの形式は、主に3種類あります。

• 1.バーチャルイベントプラットフォームを使ってリアルタイムで開催するイベント
• 2.Zoom等のウェブ会議ツールを使ってリアルタイムで開催するイベント
• 3.オンデマンド配信（期間中はいつでも閲覧可能）のイベント

1~3のようなバーチャル採用イベントは、人材会社や大学、自治体等が主催するイベントに1出展社として参画するパターンと、自社でイベント自体を主催するパターンがあります。

昨今はリアル開催のイベントがグッと少なくなり、オンライン上で開催される「合同企業説明会（合説）」「就職フェア」と呼ばれるイベントの方が多くなりました。そしてこれらのイベントのほとんどが、上記2や3で紹介したウェブ会議ツールやオンデマンド形式で開催されています。

2や3は費用が抑えられ、主催者にある程度広報してもらえるという採用側のメリットがある一方、求職者側にとっては情報収集の機会が比較的少なくなります。そこで、2のウェブ会議ツールを使用する場合は、採用側が一方的に企業や募集職種などの情報提供をするだけでなく、求職者側からも発言しやすいコンテンツを検討することにより、求職者のミスマッチングを減らし、自社への動機形成につなげられます。

バーチャルイベントを自社で主催する際のポイント

エナジャイズで支援した日本ハムグループ様のバーチャル採用イベント外観

では次は、自社が主催者となってバーチャル空間での採用イベントを開催する場合について考えてみましょう。

リアル開催時も同様ですが、自社単独イベントを開催する際は、前項の1~3の形式に関係なく、事前広報を徹底し、当日より多くの求職者に参加してもらう準備が必要です。

さらに2や3と比較すると、1は最もイベントの臨場感を作りやすく、多様な手段（ウェブセミナー形式の企業説明会や座談会、求職者との情報交換を目的としたチャットやメール、自社や募集職種を紹介する資料の掲載など）をフルに使って採用側と求職者側の相互理解を深めやすいのが特徴です。

特に複数のブースを設けたイベントを開催したい場合にも、1の場合は対応しているものがよくあります。複数のグループ企業や拠点、部門合同での採用イベントには、こういったプラットフォームが適していると言えるでしょう。

リアルとバーチャルの上手な組み合わせ方

ここまでは、バーチャル空間で採用イベントを行う際のポイントをお伝えしてきました。

最後に、リアルとバーチャルをいかに組み合わせ、自社ニーズに合った人材を獲得していくかを考えてみましょう。

バーチャル・オンラインといった手段を採用に取り入れることは、主に以下の利点があります。

• ・採用側・求職者側共に、コロナ禍においても安全に活動を行える
• ・大学の授業や仕事の合間を縫ってイベントや選考に参加してもらえる
• ・国内外場所を問わずイベントや選考が可能になり、交通費の削減にもつながるので、新たな求職者層にリーチできる

一方で、一度も求職者と顔を合わせないまま採用活動を行うことで、対面でなければ分かりにくい求職者・自社従業員の雰囲気、オフィスや工場のイメージが掴みにくいといった欠点もあります。

そこで、求職者とのミスマッチングを防ぎ、自社に合う人材を確保するため、就職説明会から選考までを一貫してバーチャル・オンライン上で完結させるだけでなく、状況に応じて一部で求職者と直接会う機会を設けるやり方も考えられます。
例えば、短期間のインターンシップや工場見学、最終面接だけでも対面の機会を作るといった方法を取り入れている企業は少なくありません。

ここまでお読みいただき、どうもありがとうございました。
バーチャル空間で行う採用について、気になることや聞いてみたいこと等がございましたら、ぜひお気軽にご相談ください。

EASYバーチャル・フェアとは？

エナジャイズが日本展開をするEASYバーチャル・フェア™ は、フルカスタマイズ可能なバーチャルイベント開催のためのSaaSプラットフォームです。イベント出展者と来場者が遠隔でもそれぞれの目的の元で出会う機会を担保するために、リアルタイムで交流できる洗練されたイベント体験を提供しています。

管理画面・操作画面の特徴

管理画面サンプル

EASYバーチャル・フェアの管理画面はマニュアルいらず、直感的に操作できるのが主催者、出展者にとっての大きなメリットのひとつです。

左側にメニューバーがあり、クリックすると各項目の入力画面に切り替わります。項目に沿って文字入力や画像をアップロードし、各ページにある保存ボタンを押せば設定完了です。

入力した内容はイベント専用のデモサイトに即時反映されるため、来場者側からの見え方を確認しながらブース設定を進めることが可能です。もちろん操作マニュアルや説明会もございますのでご安心ください。

立ち上げに必要な最小限の設定

SaaSサービスであるためゼロからサイト構築をするケースと比べて、かかる時間や工数が圧倒的に少なく基本的には以下6つの情報が決まりさえすれば初期立ち上げが可能です。

1)イベント名称と開催日時
イベントサイト内に表示されます

外観イメージ

2)イベント会場の外観と会場内の構成
外観はバラエティ豊かなテンプレートから選択可能です。建物の壁や旗に表示される画像データも併せてご提出いただきます。また、会場内を複数のホールに分けたい場合はその数と各ホールの名称も決める必要があります。

複数のホールを設定したイベントのイメージ

3)イベントサイトのURL
https://〜〜〜.easyvirtualfair.com/
〜〜〜部分に入る文字を決めていただくだけです

4)言語
管理画面の言語は一言語、来場者側の言語は複数設定することができます。

多言語設定したイベントの外観イメージ

5)おおよその出展ブース数
ブースは初期立ち上げ後も追加可能なため、まずは最低限必要な数をお申し込みいただきます。

出展ブースイメージ

6) (事前申込必須のイベントの場合) 来場者向け申込フォームの項目。
名前、連絡先、独自の設問など自由に作成できます。

バーチャル会場の見せ方の工夫

ここまでは、バーチャルイベントがいかに簡単に作れるかということをメインにお伝えしてきました。

最後に、
【イベントの目的に合わせた見せ方】が重要になってきます。

とにかく多くの人に参加してもらいたいイベントでは、事前申込の項目を最小限にすることで申込のハードルを下げ、気軽に参加してもらいやすくする。

出展者と来場者の濃いコミュニケーションを促しイベント後の関係構築に役立てたい場合では、チャットやウェブキャストなどの動的コンテンツの積極的な活用を促す。

限られた招待者にユニークな経験をしてもらいたい場合、招待された方だけがイベントを閲覧できるような設定も可能です。

ここまでお読みいただき、どうもありがとうございました。
バーチャルイベントの開催手法や形態などについて、気になることや聞いてみたいこと等ございましらたぜひお気軽にご相談ください。
まだ具体的なことが決まっていない段階でのご相談も大歓迎です！

世界的メディアアートの祭典 アルスエレクトロニカ・フェスティバル

出展: https://ars.electronica.art/

1979年からオーストリアリンツで毎年開催されている芸術・先端技術・文化の祭典。2020年9月の開催では初めてオンライン併催となりました。リンツにあるヨハネス・ケプラー大学のキャンパスに設けられた会場と、オンライン上に開設された世界120ヶ所の会場。参加者はガーデンと呼ばれるその会場を自由に出入りして作品を体験し、トークセッション等に参加できます。

このイベントから得られたバーチャルイベント運営のヒントは3つあります。リアルイベントと違い展示スペースに限界がないため展示数を圧倒的に多くすることができること。会場のガイドや作品の解説を必要とする参加者に漏れなくきめ細かいサービスを提供できること。再開催やスピンオフ開催等がしやすいこと。（アルスエレクトロニカは2020年12月に再開催される予定）

120会場がそれぞれのコンセプトを打ち出してガーデンをつくり、全世界から参加者を招くというのはバーチャルだからこそ実現できた大規模イベントの事例です。

ヨーロッパ最大のテックカンファレンス ウェブサミット

出展: https://websummit.com/

2009年にアイルランドのダブリンで生まれ、2016年からはポルトガルのリスボンで毎年開催されているテックカンファレンス。有名CEOや政治家等の著名人が講演に登壇しています。ただしこのイベントはこうした講演より、フォーチュン500企業から新興企業まで多岐にわたる出展者と参加者（投資家や起業家）がつながる場としての価値が高いようです。 2020年は12月にオンラインのみの開催となりました。従来からウェブサミットはイベント会社ではなくテクノロジー会社だと公言しているとおり、自社で開発したイベントプラットフォームを使ってオンライン開催に踏み切りました。

このイベントから得られたバーチャルイベント運営のヒントは次の2つです。「mingle」という機能によって、参加者と自動でマッチングされ３分間話をすること可能で、こうした工夫によって多種多様な参加者同士のつながりを促進できること。専用アプリから得られるデータ活用によって、開催すればするほど精度の高いマッチングを実現できること。（ウェブサミットは2020年開催に限らずそれ以前から専用アプリを利用してイベント運営をしている）

おそらく世界で最もデータを活用しているイベントの一つですが、このデータを一貫して、人と人のつながりに活かそうとしているところが、このバーチャル開催でも色濃く出ています。

世界的マラソン大会 124回ボストンマラソン

出展: https://websummit.com/

1897年に始まった伝統あるマラソン大会。2020年に予定されていた124回大会は中止となり、異例のバーチャルイベントとして開催されました。当初登録していた選手へ、タイム計測を可能にした専用アプリを配布し、指定された期間の中でそのタイムを競うというもの。もちろんコースは選手の身の回り26.2マイルのルートとなる。完走者にはTシャツやメダルが送られる。

このイベントから得られたバーチャルイベント運営のヒントは次の2つです。レース期間の前に選手へのゼッケンやシール、チョコレートなどグッズの送付、専用アプリの開発、毎週のニュースレター等、参加者の気持ちを巻き込んだバーチャルイベントにすることで、ロイヤリティを上げることができること。バーチャルスポーツイベントは世界中にいる同じスポーツファンとつながりながらエクササイズ等に利用でき、現在各国で積極的に開催されて始めている可能性の大きなマーケットであること。

これからのスポーツ促進は、企業だけではなく、イベント（大会）運営側が積極的にバーチャルというツールを使って実現していけることが分かる事例です。

コロナ収束後もバーチャルイベントは発展する

今回は海外の３つのバーチャルイベントから、実際に運営する際のヒントを探りました。３つに共通して言えることは、バーチャルイベントだからこそ生み出せる価値をそれぞれ提供していることです。専用アプリを利用した利便性やデータ活用などはその一例でした。それと同時に、リアルとバーチャルは競合するものではなく、お互いにイベントの価値を高め合う可能性が高いことも分かります。おそらくこの感染症が収束しても、多くのバーチャルイベントは継続して開催され、さらに発展していくだろうと確信しています。

ここまで読んでいただき、ありがとうございました。 我々もバーチャルイベントプラットフォームを提供している者として、これからもその価値と活用方法を考え続けていこうと思います。 もしディスカッションさせていただける方がいれば、ぜひ気軽にご連絡ください。

リアルイベントとバーチャルイベントとの費用の違い

バーチャルイベントを開催するにあたり、大きく費用が変動するのが、次の4つです。「会場費」「設営費」「人件費」（受付、案内、警備等）「配信プラットフォーム費用」。
バーチャルイベントでは、リアル開催でのイベントと異なりブース展示や講演のための会場を準備する必要がありません。また、展示用ブースの設営も必要がなくなり、会場の受付や案内スタッフも必要がなくなります。そのため、会場費、設営費、人件費は大きく削減されます。一方で、バーチャルイベントだから必要となる費用が、イベント配信プラットフォームにかかる費用です。どのような機能を備えたものにするのか、既存サービスを利用するのか、自社専用に開発を行うのかでもその費用は変わります。また、既存のサービスを利用するのであれば、その課金システムによっても大きく変わってきます。

目的から逆算してオプションを選択し、費用を最適化する

どのようなイベント配信プラットフォームを用意するかは、開催するイベントにより異なります。いくつか例を挙げますが、開催目的、形式共に様々なイベントがあります。

例えば、出展企業を募っての展示会であれば、出展企業毎に企業情報や製品情報を発信するための十分なコンテンツと、一方的な情報の露出で終わらせないための、双方向コミュニケーションを行うための機能が必要です。また、展示即売会であれば、決済システムも必要となるかもしれません。以下にバーチャルイベントを開催する際に、一般的に使用を検討する機能を下記に挙げます。

• ・企業情報、製品情報等のコンテンツ掲載
• ・商談・面談用のビデを会議
• ・商談予約
• ・テキストによるチャット
• ・セミナー配信
• ・動画配信
• ・資料ダウンロード
• ・来場者向けアンケート
• ・決済システム
• ・参加登録システム
• ・出展企業向けCMS（コンテンツマネジメントシステム）

イベントの目的から、最適な開催形式とそれに必要なオプション（機能）を取捨選択することで、費用の最適化と、効果を上げることができます。

費用対効果として用いられる指標の例

費用対効果として用いる指標としては、下記のものが一般的です。

• ・獲得リード単価
• ・商談・面談用のビデを会議
• ・商談予約

バーチャルイベントは、イベント会場への物理的な距離がなくなるため、遠方の方も気軽に参加できます。また天候にも左右されず、またちょっとした空き時間を利用して参加できるため、リアル開催のイベントよりも参加者を多く獲得できる傾向にあります。そのため、リアル開催時よりも、上記の指標は良い数値が出ることが多いです。

大切なのは、獲得したリードに対してどのようなアクションを取り、商談の制約等に繋げて行くかです。気軽に参加できるため、リードは多く獲得できる傾向にありますが、質は低下することもあるようです。

バーチャルイベントは、会場費や人件費等大きく削減できます。イベント配信プラットフォームをどのような物を用意するのかで、イベント開催にかかる費用は大きく変わってきます。イベントの形式、目的に最適な機能を取捨選択することで、費用対効果を高めることが可能です。また、既存のイベント配信サービスを利用する場合は、その課金システムもきちんと確認することが大切です。より多くのイベント参加者を獲得し、そのリードに対して事後にどのような施策を行うかまでを計画することが、イベントの費用対効果をあげる上では大切です。

エナジャイズが日本展開をイベント配信プラットフォーム「EASYバーチャル・フェア」では、リアルイベントを開催するよりも安価で、簡単な設定でバーチャルイベントを開催することができます。詳細な費用・お見積もりや開催形態のご相談など、お気軽にお問い合わせください。